Tổng Hợp Mẫu Email Chăm Sóc Khách Hàng Hiệu Quả Dành Cho Doanh Nghiệp

Email hiện là một kênh truyền truyền thông đến tay khách hàng nhanh chóng nhất. Tuy nhiên, nếu đã hoàn thành đầy đủ các bước phân loại danh sách khách hàng và tiến hành vào viết email chăm sóc khách hàng, bạn vẫn chưa thể tạo ra bước chuyển mình quan trọng. Vậy nguyên nhân do đâu? Có các mẫu email chăm sóc khách hàng riêng theo từng nội dung hay không? Qua bài viết này, hãy cùng EQVN nghiên cứu chuyên sâu hơn về việc chăm sóc khách hàng qua email nhé!

1. Lợi ích của việc chăm sóc khách hàng qua email

Trước khi tìm hiểu về cách thức gửi email chăm sóc khách hàng, mời bạn tìm hiểu qua sáu lợi ích cơ bản giúp email trở thành một kênh chăm sóc khách hàng hiệu quả.

1.1. Giúp tiết kiệm chi phí tối đa

Các doanh nghiệp ngày nay đang đối mặt với nhiều bài toán khó, đặc biệt là giải quyết các vấn đề về chi phí cho hoạt động chăm sóc khách hàng. Tuy có nhiều hình thức đã được thực hiện như chạy các TVC quảng cáo, phát tờ rơi,… Tuy nhiên, đa phần các hình thức này chưa thật sự tạo ra ảnh hưởng nào đủ lớn để kích thích khách hàng chuyển đổi.

Thậm chí trong nhiều trường hợp, các nhà marketer phải tốn nhiều chi phí hơn mới thật sự gây ra tác động đến khách hàng. Trong khi đó, với sự phân khúc khách hàng chính xác, kênh email lại có thể mang lại hiệu quả tương ứng với mức chi phí hợp lý hơn dành cho doanh nghiệp. Đặc biệt, khi bạn gửi càng nhiều mẫu email chăm sóc khách hàng thì chi phí phải trả cho email marketing càng dễ chịu hơn.

1.2. Tương tác 2 chiều với khách hàng

Việc chăm sóc khách hàng qua email bằng những thao tác đơn giản, nhanh chóng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Một điều tuyệt vời trong thời đại công nghệ số, chỉ với kết nối Internet, họ có thể nhận được các thông tin từ bạn, kể cả các cản trở từ vị trí địa lý hay bất cứ vấn đề nào khác.

Bên cạnh đó, bằng việc phân khúc khách hàng và cá nhân hóa địa chỉ email bạn có được, bạn có thể chủ động, linh hoạt trong việc mở rộng hay thu hẹp phạm vi tiếp cận đối tượng tiềm năng.

1.3. Đa dạng mẫu và nội dung truyền tải

Không như một số hình thức tiếp cận khác, bạn có thể bị giới hạn ở số lượng từ ngữ và nội dung. Tuy nhiên, Email marketing lại cho bạn một không gian tự do sáng tạo từ những hình ảnh sinh động, nội dung phong phú và hình thức chăm sóc khách hàng độc đáo của doanh nghiệp. Do vậy, điều này sẽ tạo ra điểm nhấn riêng biệt của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng, mang lại ấn tượng tốt, tăng sự tương tác cũng như góp phần tăng cường nhận thức thương hiệu.

1.4. Duy trì mối quan hệ với khách hàng

Mỗi mẫu thư gửi đi, doanh nghiệp lại tăng thêm một cơ hội đưa nhận diện thương hiệu đến gần hơn với khách hàng mục tiêu. Bên cạnh đó, nhờ các chiến lược email marketing đã giúp doanh nghiệp thường xuyên tương tác và giữ liên hệ với khách hàng, góp phần tạo nên lợi thế cạnh tranh so với đối thủ cùng ngành.

Ngoài ra, khi khách hàng cần những sản phẩm/dịch vụ từ doanh nghiệp tại một thời điểm thích hợp, việc gửi đi các email chăm sóc khách hàng còn tăng cơ hội biến khách hàng mục tiêu trở thành khách hàng thực sự.

1.5. Phát triển hình ảnh nhận diện thương hiệu

Độ phủ sóng của email chăm sóc khách hàng rất nhanh, chỉ với một cú nhấp chuột, doanh nghiệp có thể trao đi gần như toàn bộ các thông tin khuyến mãi, dịch vụ/sản phẩm mới đến tận tay người tiêu dùng. Điều này cũng kèm theo các cam kết của thương hiệu với người dùng, những thông tin độc quyền nổi bật nhất cho họ. Từ đó thúc đẩy khách hàng nhớ và biết đến doanh nghiệp hoặc thương hiệu đó nhiều hơn.

1.6. Dễ dàng đo lường hiệu quả

Email Marketing có các chỉ số đo lường như số lượt mở mail, CTR, tỷ lệ thư gửi thành công, tỷ lệ unsubscribe… giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác tình hình tiếp thị online của mình. Hơn thế nữa, các thông số này cho thấy mức độ quan tâm và giải đáp một phần hành vi tiêu dùng của khách hàng.

Cụ thể hơn, email chăm sóc khách hàng hỗ trợ doanh nghiệp biết được số lượng khách hàng còn tương tác với thương hiệu, có những phản hồi tích cực với thương hiệu. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng đề ra các chiến lược tiếp thị phù hợp cho thị trường khách hàng mục tiêu.

2. Các bước cần chuẩn bị trước khi gửi email chăm sóc khách hàng

2.1. Chuẩn bị phân loại danh sách khách hàng theo mục tiêu truyền thông

Bạn cần phân loại theo các nhóm khách hàng mục tiêu, lập một danh sách khách hàng gồm những thông tin cá nhân như họ tên, số điện thoại, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, giới tính, nghề nghiệp…

2.2. Phân loại khách hàng theo nhân khẩu học

Sau khi đã tổng hợp danh sách khách hàng, chúng ta tiến hành phân loại theo các tiêu chí sau:

• Giới tính
• Độ tuổi
• Sở thích
• Công việc
• Nhu cầu

Lưu ý rằng, hãy cố gắng thu thập thông tin càng chi tiết càng hỗ trợ bạn tìm ra cách chăm sóc khách hàng qua email hiệu quả.

Từ quá trình phân loại và sàng lọc đối tượng mục tiêu, bạn có thể xây dựng nội dung email cho phù hợp nhất với từng nhóm/phân khúc khách hàng để đẩy mạnh hiệu quả của chiến dịch email marketing của doanh nghiệp.

3. Cách gửi email chăm sóc khách hàng hiệu quả

3.1. Sử dụng ngôn từ dễ hiểu, lịch sự

Điều quan trọng của giao tiếp là để người đọc hiểu được thông điệp mà bạn muốn truyền tải, hướng họ đến hành động cụ thể. Do vậy, thay vì các từ ngữ phức tạp khó hiểu, bạn nên sử dụng các từ ngữ đúng chủ đề, đơn giản, dễ hiểu, nhằm giải quyết một cách lịch sự vấn đề của khách hàng.

Trong thực tế, đã có rất nhiều trường hợp, khi nhân viên sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên môn gây cản trở giao tiếp với khách hàng, dẫn đến tình huống xấu nhất là khách hàng khó chịu và rời bỏ sử dụng sản phẩm/dịch vụ.

3.2. Đặt tiêu đề email có chứa thông tin

Đừng gửi email chăm sóc khách hàng với tiêu đề trống. Trong quá trình làm việc, đôi khi tiêu đề là phần quyết định khách hàng có đọc tiếp email đó hay không. Do vậy, những email với tiêu đề rỗng thường dễ bị bỏ qua nhất.

Bên cạnh đó, nội dung của tiêu đề email cũng cần bao quát một số thông tin như số tham chiếu liên quan, chủ đề chính liên quan đến câu hỏi, vấn đề của khách hàng.

3.3. Chào khách hàng bằng tên thật của khách

Để thể hiện sự chân thành đến khách hàng, thay vì chỉ có các cụm từ chung chung như “Quý khách hàng”, “Khách hàng” hoặc “Bạn”, bạn nên đưa vào tên chính xác của họ, kèm với cụm “anh/chị” trong suốt email. Điều này vừa thể hiện sự cá nhân hóa ngay từ lời chào đầu email, vừa thể hiện sự gần gũi và tôn trọng dành cho khách hàng.

Chào khách hàng bằng chính tên của họ

3.4. Cá nhân hóa thông tin của khách

Theo nhiều nghiên cứu, việc chăm sóc khách hàng khi được phân loại và xác định đúng đối tượng mục tiêu tạo ra hiệu quả tối ưu chi phí rất lớn cho doanh nghiệp. Nhiều dịch vụ email hiện nay có thể thông qua cookie để thu thập dữ liệu duyệt web của người dùng. Nhờ lượng thông tin dồi dào này, đội ngũ Marketing & Sales có thể gửi đi những sản phẩm/ dịch vụ thích hợp cho khách hàng, bổ sung cho khả năng up-selling và cross-selling của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, khách hàng sẽ đánh giá cao nỗ lực của bạn khi gửi đi những thông điệp đúng với nhu cầu của họ. Để làm được điều này, email của bạn không chỉ chứa các nội dung hài hước, gây sự tò mò thích thú, mà còn kèm thêm nội dung bổ ích mà họ quan tâm.

3.5. Nội dung ngắn gọn, đầy đủ, đánh vào cảm xúc

Nội dung email nên có bố cục rõ ràng, chia thành các đoạn thông điệp ngắn, in đậm từ quan trọng để người đọc nhanh chóng xác định từ khóa. Ngoài ra, bạn không nên đưa toàn bộ nội dung bằng chữ in hoa và luôn nhớ thống nhất cỡ chữ, màu sắc của email.

Nội dung ngắn gọn và trọng tâm

3.6. Lựa chọn thời gian gửi email phù hợp

Khách hàng luôn bận rộn và cần giải quyết vấn đề nhanh nhất có thể. Vì vậy, đừng bao giờ để họ chờ trong vô vọng, hãy cho họ biết chính xác thời gian bạn có thể giải quyết xong công việc bằng cách thông báo thời điểm tốt nhất sẽ gửi email.

Đặc biệt, đừng đưa ra các khung thời gian ước chừng, điều này làm bạn dễ trì hoãn và không hoàn thành công việc đúng hạn. Từ đó dẫn đến sự không hài lòng và đánh mất lòng tin của khách hàng vào doanh nghiệp.

Để hạn chế điều này, bạn nên có sự đồng bộ giữa bộ phận của mình và các bộ phận hỗ trợ khách hàng khác trong công ty để đưa ra thời gian cụ thể cho khách hàng.

3.7. Tránh lỗi chính tả, ngữ pháp

Email chăm sóc khách hàng không đại diện cho bất kỳ một cá nhân nào, đây là công cụ truyền tải hình ảnh của một doanh nghiệp. Do vậy, không ai muốn hợp tác với doanh nghiệp không chuyên nghiệp.

Nếu nhận một email đầy lỗi chính tả, khách hàng có thể cho rằng bạn thiếu sự chỉnh chu và sự tôn trọng dành cho họ. Trong trường hợp tệ nhất, những khách hàng khó tính có thể bỏ đi và để lại đánh giá xấu cho hệ thống chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.

3.8. Đừng quên lời cảm ơn chân thành

Khi nhận được những phản hồi tiêu cực về sản phẩm/dịch vụ, hãy lắng nghe góp ý của họ và cải tiến sản phẩm/dịch vụ của bạn. Đừng cố gắng tranh cãi kể cả với những lỗi sai không xuất phát từ bạn. Hãy hiểu rằng khách hàng là người trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ của bạn, họ có quyền được đánh giá từ trải nghiệm này để bạn ngày càng hoàn thiện hơn.

Bên cạnh đó, một lời cảm ơn sau mỗi email làm khách hàng cảm nhận bạn đang rất vui vì họ đã liên hệ. Ngoài việc là một cách giao tiếp chuẩn mực, điều này còn thể hiện sự tôn trọng mà bạn dành cho khách hàng của mình.

Lời cảm ơn trong email chăm sóc khách hàng

4. Các mẫu email chăm sóc khách hàng hiệu quả

4.1. Mẫu email thông báo

Mẫu email này dùng để thông báo cho khách hàng biết về những thông tin liên quan đến sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng đang sử dụng.

Mẫu email chăm sóc khách hàng dạng thông báo:

Xin chào bạn,

Công ty… xin thông báo rằng sản phẩm/dịch vụ mà bạn đang sử dụng sẽ có sư thay đổi cách thức tính phi/cước. Mọi thông tin, xin quý khách vui lòng tham khảo tại đây.

Xin chân thành cảm ơn

4.2. Mẫu email chào mừng

Khi khách hàng tiến hành đăng ký tài khoản lần đầu tiên, các giao dịch lần đầu tiên, mẫu email chào mừng sẽ được tự động gửi đến họ. Mẫu email này có được lượng tương tác rất cao, nhằm hướng dẫn người dùng cung cấp thêm thông tin cho doanh nghiệp để có trải nghiệm tốt nhất.

Mẫu email dạng chào mừng:

Xin chào quý khách!

Chúc mừng quý khách đã đăng ký thành công dịch vụ… của công ty chúng tôi.

Đây là dịch vụ có tính năng và chất lượng tốt nhất trên thị trường hiện nay.

Khi đăng ký thành công dịch vụ, quý khách sẽ nhận được những trải nghiệm và lợi ích như sau: ….. 

Để tìm hiểu thêm về dịch vụ…  và một số thông tin khác của doanh nghiệp, mời bạn truy cập vào địa chỉ website:… của công ty hoặc thông qua số điện thoại:… 

Chúng tôi rất sẵn lòng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc có liên quan.

Xin trân trọng cảm ơn!

4.3. Mẫu email xác nhận

Khi muốn xác nhận đơn hàng mà người tiêu dùng đã mua, các doanh nghiệp sẽ sử dụng mẫu email này để giúp khách hàng an tâm hơn về sản phẩm/dịch vụ đã đặt hàng.

Mẫu email xác nhận đơn hàng:

Bạn thân mến!

Cảm ơn bạn vì đã tin tưởng và sử dụng những sản phẩm của doanh nghiệp chúng tôi.

Hóa đơn của bạn bao gồm:

Địa chỉ nhận hàng:…

SĐT:…

Chi tiết đơn hàng:…

Cước phí vận chuyển:…

Tổng số tiền thanh toán:…

Hình thức thanh toán:…

Thời gian giao hàng dự kiến:…

Nếu có bất kỳ vấn đề gì, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận hỗ trợ nhé.

Xin chân thành cảm ơn.

4.4. Mẫu email cảm ơn

Lời cảm ơn sẽ thể hiện sự trân trọng đối với khách hàng sau thời gian dài sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Hãy luôn nhớ gửi một email cảm ơn đến khách hàng vì đã chọn bạn giữa hàng ngàn các đối thủ khác ngoài kia nhé!

Mẫu email cảm ơn khách hàng:

Xin chào,

Cảm ơn bạn vì đã tin tưởng và sử dụng những sản phẩm/dịch vụ mà chúng tôi cung cấp.

Nếu bạn có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến sản phẩm/dịch vụ thì hãy liên hệ ngay với tổng đài nhé. Xin chân thành cảm ơn

4.5. Mẫu email tri ân

Để tri ân cho sự tin tưởng mà khách hàng đặt vào doanh nghiệp, một email tri ân đơn giản sẽ gây ấn tượng sâu đậm trong tâm trí khách hàng.

Mẫu email tri ân khách hàng:

Xin chào!

Để tri ân cho sự tin tưởng và tin dùng sản phẩm mà bạn dành cho doanh nghiệp của chúng tôi. Chúng tôi xin dành tặng mã khuyến mãi … cho những đơn sản phẩm sau mà bạn sử dụng. Khuyến mãi được áp dụng tại tất cả các chi nhánh của doanh nghiệp.

Xin chân thành cảm ơn.

4.6. Mẫu email hỗ trợ khách

Mẫu email chăm sóc khách hàng bên dưới sẽ rất phù hợp để gửi đi khi cần giải quyết yêu cầu hỗ trợ sử dụng sản phẩm/dịch vụ từ khách hàng.

Mẫu email hỗ trợ khách hàng rất hay được sử dụng:

Bạn thân mến,

Công ty chúng tôi nhận được yêu cầu hỗ trợ tư vấn từ bạn.

….

Nếu bạn còn bất kỳ vấn đề gì cần hỗ trợ hãy liên hệ trực tiếp với tổng đài thông qua hotline:…

Xin cảm ơn.

5. Lời kết

Tổng quát, tạo mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng là định hướng mà toàn bộ các doanh nghiệp đều hướng đến trong quá trình kinh doanh của mình. Việc phát triển thêm một kênh truyền thông chuyên sâu chăm sóc khách hàng sẽ tác động rất lớn đến mức tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp. Thông qua các mẫu email chăm sóc khách hàng đã kể trên, chúng tôi hy vọng bạn đã tìm ra cách thức tương tác dành riêng cho khách hàng của mình.

Nếu vẫn chưa thực thi hiệu quả Email chăm sóc khách hàng trên kênh Email thì khóa học Email Marketing tại EQVN chính là lựa chọn dành cho bạn.

• Thành thạo công cụ Email Marketing
• Thực thi và đo lường hiệu quả chiến dịch Email Marketing
• Lên kế hoạch Digital Marketing

Ngoài ra, để củng cố và cập nhật thêm các kiến thức mới nhất trong quá trình tích hợp các kênh truyền thông vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bạn cũng có thể truy cập Blog Digital Marketing như một trang tham khảo uy tín và chất lượng.

Có thể bạn muốn xem thêm:

• 10 Sai Lầm Cần Tránh Khi Tiếp Thị Qua Email
• Spam Mail Là Gì? Hướng Dẫn Khắc Phục Spam Mail Nhanh Và Hiệu Quả
• Cách Viết Email Marketing Hiệu Quả Giúp Nâng Cao Tỷ Lệ Chuyển Đổi

: