Chữ Ký Email Là Gì? Cách Thiết Kế Chữ Ký Email Tăng Mức Độ Phản Hồi

Để thu hút người đọc mở email bạn cần một tên email thật kích thích. Tuy nhiên, để giữ chân hoặc tăng cường tỷ lệ phản hồi, bạn cần tạo chữ ký email thật ấn tượng và rõ ràng, giúp họ liên lạc lại ngay khi cần thiết. Tại bài viết này, EQVN sẽ đưa đến hàng loạt các thông tin giúp bạn tạo nên chữ ký email chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt trong mắt đối tác kinh doanh.

1. Chữ ký email là gì?

Chữ ký email là phần văn bản nhỏ nằm cuối email, gồm các chi tiết về thông tin liên hệ và thương hiệu của doanh nghiệp. Tùy theo nhu cầu, chữ ký email có thể hiển thị ở dạng văn bản hay hình ảnh, góp phần củng cố nhận thức về thương hiệu và tăng cường cơ hội tiếp thị.

Một số chữ ký email thường chứa hình ảnh, đường link hoặc lời kêu gọi hành động (CTA), kích thích người xem nhấp chuột và được dẫn đến các ưu đãi, sản phẩm hoặc dịch vụ có liên quan.

Tuy nhiên, chữ ký email chỉ có tác dụng như một footer email, nên hãy cố gắng tô điểm đơn giản để kết thúc email, tránh lấn át toàn bộ nội dung bạn đang muốn truyền đạt.

Các thành phần cần có để tạo nên chữ ký email chuyên nghiệp:

Họ tên:

Để người nhận biết được họ đang đọc thư từ ai, hãy để lại một cái tên thật rõ ràng về bạn, hoặc tên đại diện bạn trước truyền thông. Thông thường, phần họ tên này sẽ nằm ở dòng đầu tiên trong chữ ký email.

Thông tin liên hệ:

Mục liên kết này bao gồm chức danh công việc, địa chỉ công ty, phòng ban làm việc, số điện thoại, trang web của công ty.

Đường liên kết đến trang mạng xã hội:

Các trang mạng xã hội rất có ích khi xây dựng thương hiệu cá nhân, giúp tiếp cận lượng lớn người theo dõi. Để lại phương thức liên lạc trên mạng xã hội thúc đẩy lưu lượng truy cập cực lớn đến hồ sơ xã hội của ban. Vì vậy, đừng quên cập nhật trang Facebook hay Instagram liên tục, với các nội dung thú vị liên quan đến lĩnh vực của bạn.

Hình ảnh hoặc logo:

Tuy không quá cần thiết, nhưng bạn cũng nên thêm hình ảnh cá nhân, logo công ty trong chữ ký email. Một hình ảnh thật chỉnh chu, chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ rất lớn trong việc tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh.

Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân:

Slogan tuy không bắt buộc nhưng hỗ trợ các cá nhân hay tổ chức thể hiện ngắn gọn mục tiêu kinh doanh của mình. Nếu có thể, bạn hãy thêm slogan hoặc một chữ ký cá nhân, thể hiện tính cách của người viết cũng như tinh thần của doanh nghiệp đó.

2. Lợi ích của chữ ký email

2.1. Thuận tiện trong việc liên lạc

Thông thường, người đọc chỉ có vài phút để lướt qua một bài viết email, nên phần thông tin nằm ở cuối email sẽ được để ý trước tiên. Vì vậy, toàn bộ cách thức liên lạc được trình bày rõ ràng, dễ hiểu sẽ rất cần thiết, hỗ trợ người đọc liên hệ nhanh chóng đến người viết.

Bằng cách này, mối quan hệ giữa bạn và người nhận sẽ thêm một bước tiến mới. Với các nỗ lực về sau như CTA hay bằng chứng thực tế, những khách hàng tiềm năng rồi sẽ trở thành khách hàng thực tế, và là đối tác kinh doanh tương lai của bạn.

2.2. Nhận diện thương hiệu

Bằng cách thiết kế một chữ ký email phù hợp màu thương hiệu và thẩm mỹ tổng quan của doanh nghiệp, email của bạn sẽ trở nên độc nhất, cũng như nổi bật hơn trong hòm thư đến luôn đông đúc các loại email khác nhau.

Ngoài ra, một chữ ký email tương thích với bảng màu thương hiệu cũng thể hiện tính nhất quán của toàn công ty, toàn bộ thành viên sử dụng mẫu email này.

Thường xuyên tiếp xúc với màu thương hiệu sẽ tạo ra ghi nhớ sâu đậm trong lòng người đọc. Tuy nhiên, để đạt đến chất lượng cao nhất, hãy cân nhắc tối ưu cả hình thức và nội dung trong các nỗ lực tạo nên một chữ ký email chuyên nghiệp.

2.3. Thể hiện sự chuyên nghiệp

Đọc một email cũng như cách người đọc tiếp xúc với chính người viết email đó. Vì vậy, sẽ rất khó chịu để trao đổi cùng nhau, nếu họ không biết bạn là ai và mục đích của bạn là gì. Chữ ký email đơn giản đã giải quyết khó khăn này, hỗ trợ người đọc phản hồi nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Mặt khác, chữ ký email như một danh thiếp thực tế bạn trao cho người đọc để mở đầu cuộc trò chuyện, là cách thức trao đổi thường thấy trong các cuộc đàm phán của các doanh nhân. Từ đó tăng cường khả năng phản hồi của mọi người khi có thể nhìn thấy thông tin liên hệ, trang web và các liên kết hướng về trang mạng xã hội của bạn.

3. Một số lưu ý trong thiết kế chữ ký email

3.1. Hình ảnh

Được xem là không bắt buộc bên trong chữ ký email, nhưng hình ảnh lại là gia vị tạo nên phong cách cho bất kỳ thương hiệu nào. Trí nhớ về hình ảnh luôn tốt hơn so với trí nhớ về từ ngữ, do vậy liên kết giữa tên và hình sẽ dễ để lại dấu ấn, khiến các cá nhân chưa từng gặp ghi nhớ bạn lâu hơn. Hãy cân nhắc chuẩn bị một hình ảnh thật chỉnh chu nếu bạn muốn người nhận nghiêm túc đọc bài viết hơn.

Ngoài ra, đảm bảo bạn luôn kiểm tra chất lượng hình ảnh, trước khi tích hợp chúng trong chữ ký email của bạn. Ví dụ: Microsoft Outlook không nhận dạng hình nền, vì vậy hãy tránh sử dụng những hình ảnh đó. Các ứng dụng email khác cũng có thể không tải hình ảnh theo mặc định.

3.2. Thiết kế

3.2.1. Sử dụng hệ thống phân cấp trong thiết kế

Cách thiết kế chữ ký email tốt nhất là thiết kế theo dạng hierarchy (hệ thống phân cấp trực quan từ trên xuống dưới), phân cấp và đánh dấu các phần thông tin quan trọng bằng cách in đậm, chia tỷ lệ, chọn phông chữ, cùng một số các yếu tố cần thiết khác.

Với tên của bạn hoặc tên công ty, hãy đặt nó ở đầu chữ ký email, thay đổi kích thước hoặc chọn một phông chữ riêng biệt, giúp thông tin này được chú ý nhiều hơn.

3.2.2. Bố cục

Bố cục của chữ ký email cũng là điều mà bạn cần lưu ý đến. Hãy cân nhắc điều chỉnh bố cục đơn giản và gọn gàng, tốt nhất nên tránh sử dụng các thiết kế 3D và ưu tiên thiết kế dạng phẳng hoặc bán phẳng.

3.2.3. Thiết kế thân thiện với thiết bị di động

Hiện nay càng có nhiều người sử dụng email trên điện thoại, và biến nó thành phương tiện liên lạc chính trong các hoạt động kinh doanh và công việc. Vì vậy, hãy cố gắng làm cho thiết kế chữ ký email của bạn thân thiện hơn với các thiết bị di động.

Chữ ký email thân thiện với thiết bị di động là làm cho thiết kế chữ ký của bạn dễ đọc và có thể nhấp được đối với người dùng di động và các thiết bị tương tự. Hãy đảm bảo văn bản của bạn đủ lớn để đọc trên màn hình di động nhỏ, đồng thời các liên kết và nút của bạn có khoảng cách hợp lý để đọc được và nhấn vào.

3.3. Font chữ

Cân nhắc chỉ lựa chọn một vài font chữ dễ đọc, mang tính bổ sung cho nhau. Cách làm chữ ký email tốt nhất sẽ chỉ chọn một font chữ, nhưng thay đổi các kích thước của từng nội dung, để nổi bật tiêu đề và chi tiết cho các thông tin còn lại.

Hãy thêm bước kiểm tra font chữ trên toàn bộ các thiết bị khác nhau, đảm bảo tính trực quan của font chữ đó trước khi gửi người đọc trực tiếp.

Một vài font chữ như Times New Roman, Arial, Tahoma, Helvetica… là an toàn để triển khai trong chữ ký email của bạn.

3.4. Màu sắc

Thương hiệu sẽ đạt đến hiệu quả cao nhất khi nó trở nên nhất quán, kể cả với chữ ký email. Vì vậy, bạn hãy thêm bảng màu thương hiệu vào khi tạo chữ ký, giúp nó nổi bật hơn các phần khác của email. Tuy nhiên, chữ ký chỉ nên tối đa 3 màu được thêm vào, tránh gây sự khó chịu cho người đọc.

Cân nhắc sử dụng một cách đơn giản nhưng tinh tế để người đọc nhớ đến thương hiệu của bạn. Như ví dụ bên dưới, tên của nhân viên EQVN đã sử dụng chung một màu đỏ của thương hiệu, giúp nổi bật tên người gửi và tăng nhận thức về thương hiệu.

4. Các phần mềm và trang web tạo chữ ký email chuyên nghiệp và đơn giản

4.1. Gmail

Có thể bạn chưa biết, nhưng bạn có thể tạo chữ ký trong Gmail mà không cần phải sử dụng các phần mềm khác.

Gmail cho phép bạn tạo chữ ký với nhiều font chữ và màu sắc khác nhau tùy theo mong muốn của bạn. Hơn nữa, bạn cũng có thể tùy chọn chữ ký có hình ảnh hoặc không có hình ảnh.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn tạo một chữ ký email với bố cục mới lạ thì Gmail sẽ không thể đáp ứng những yêu cầu này. Ngược lại, đây lại là tính năng khá hữu ích cho những bạn mới tạo chữ ký email lần đầu hoặc không cần một chữ ký quá cầu kỳ. Hơn nữa, cách tạo chữ ký trong Gmail cũng cực kỳ đơn giản.

4.2. Outlook

Outlook là một phần mềm email nổi tiếng của Microsoft. Không chỉ là phần mềm giúp trao đổi thông tin liên lạc qua email, Outlook cũng phát triển tính năng tạo chữ ký email hỗ trợ người sử dụng làm đẹp hồ sơ của mình, thể hiện qua sự chuyên nghiệp của chữ ký đính kèm. 

Cách tạo chữ ký trong Outlook cũng rất đơn giản. Nếu bạn mong muốn một chữ ký email mang thiết kế đột phá và bắt mắt thì Outlook sẽ không dành cho bạn. Tuy nhiên, nếu là người yêu thích sự đơn giản thì bạn vẫn có thể sử dụng Outlook.  

4.3. Signature-maker.net

Signature Maker là một trang web để tạo chữ ký email đơn giản nhất, có thể ứng dụng trong bất kỳ ứng dụng email nào mà bạn chọn. Đây là nơi làm chữ ký email cực kì thích hợp cho những người tạo chữ ký email lần đầu.

Mục “Basic” gồm một vài trường thông tin như Tên, số điện thoại, chức danh, tên công ty…

Mục “Social” để thêm liên kết vào profile mạng xã hội của bạn.

Kiểm tra lại thông qua bản xem trước bên cạnh. Khi hoàn tất, hãy nhấn vào “Highlight and Select” và dán nó vào phần cài đặt chữ ký của ứng dụng email bạn đang sử dụng.

4.4. Mail-signatures.com

Sau khi đã có 2 công cụ hỗ trợ thiết kế, điều bạn cần là tạo thêm nhiều sự khác biệt, nhiều ý tưởng cho chữ ký email của mình. Mail-Signatures chứa hàng loạt các mẫu chữ ký, nhiều danh mục nội dung khác nhau, sẽ giúp bạn tìm ra mẫu chữ ký ưng ý của riêng mình.

Khi bạn tìm thấy mẫu chữ ký email mình yêu thích, hãy nhấn vào “Edit Signature” để bắt đầu biến nó thành chữ ký email chuyên nghiệp của riêng bạn.

Mail Signatures cũng cho phép bạn chọn nền tảng email, bao gồm Outlook, Outlook 365, Exchange Server, Exchange Online, Gmail và Thunderbird.

Ý tưởng chữ ký email

4.5. Emailsignaturerescue.com

Trang web là nguồn cảm hứng vô tận, cho phép bạn tùy chỉnh từng phần trong chữ ký với hơn 200 templates mẫu khác nhau.

Được chia ra với nhiều mẫu khác nhau cho từng công việc, Email Signature Rescue đã cho thấy nó hỗ trợ rất tốt cho các cá nhân cần các chữ ký chuyên nghiệp.

Nhưng đối với các công ty và doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn, bạn cần phải trả tiền để sử dụng một vài thủ thuật nhỏ, để áp dụng chữ ký cho email cho mọi nhân viên. Chúng sẽ được cập nhật ngay cả khi công ty thay đổi địa chỉ, trang web, liên kết mạng xã hội hoặc biểu ngữ.

4.6. Mailcastr.com

Mailcastr có nhiều tính năng hơn một chữ ký email thông thường. Theo đó, khi người nhận mở và đọc email, ứng dụng này có thể theo dõi và cập nhật thông tin về phía người gửi.

Khi bạn gửi đi một email, Mailcastr sẽ tự động theo dõi nó. Phiên bản miễn phí của ứng dụng cho phép người dùng theo dõi tối đa 5 email mỗi ngày hoặc 150 email mỗi tháng.

Nếu bạn muốn theo dõi nhiều người đọc hơn, hãy sử dụng phiên bản với mức giá 3$ (70.000 đồng) mỗi tháng. Nó sẽ bao gồm các tính năng theo dõi email không giới hạn và cho phép bạn tạo nhiều mẫu chữ ký hơn.

Tuy nhiên, ứng dụng Mailcastr cho Android sẽ cần bạn gửi email từ ứng dụng đó, bạn không thể sử dụng Gmail hoặc Outlook trên Android.

5. Một số mẫu chữ ký email tham khảo

Mẫu chữ ký 1

Mẫu chữ ký 2

6. Lời kết

Với hàng loạt các thông tin kể trên, chúng tôi tin rằng bạn đã tìm ra cho mình cách tạo nên chữ ký  chuyên nghiệp. Một chữ ký email ấn tượng sẽ rất có ích trong việc quảng bá thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Tuy nhiên, vì là một phần nhỏ để kết thúc email, bạn nên cố gắng kiểm soát các nội dung đưa vào để tránh gây nhiễu lượng thông điệp muốn truyền tải. Và hãy nhớ luôn cập nhật nó để phù hợp với mục tiêu truyền thông của công ty.

Nếu muốn thu hút lượng người mở email hiệu quả, bạn nên nghiên cứu và bổ sung nhiều thêm cho email của mình. Hãy cân nhắc tìm hiểu về khóa học Email Marketing của EQVN để nắm bắt các nền tảng cũng như kỹ năng cần thiết khi phân bổ thông điệp cho kênh Email.

• Thành thạo công cụ Email Marketing
• Thực thi và đo lường phân tích hiệu quả chiến dịch Email Marketing
• Lên kế hoạch Digital Marketing

Bên cạnh đó, để có thể phát huy mạnh mẽ lợi thế của việc kết hợp và truyền thông đa kênh, Khóa học Chuyên viên Digital Marketing sẽ là lựa chọn phù hợp cho bạn. Với lộ trình đào tạo từ cơ bản đến nâng cao, khoá học phù hợp với tất cả người học, từ người mới “bước chân” vào lĩnh vực Digital Marketing cho đến các chủ doanh nghiệp muốn ứng dụng ưu thế của các kênh truyền thông để thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.

Ngoài ra, để củng cố và cập nhật thêm các kiến thức về Digital Marketing mới nhất, bạn cũng có thể truy cập Blog Kiến Thức Digital Marketing như một trang tham khảo uy tín và chất lượng.

: