Spam Mail Là Gì? Hướng Dẫn Khắc Phục Spam Mail Nhanh Và Hiệu Quả

Email Marketing là một trong các kênh truyền thông ít chi phí nhất trong thị trường Digital Marketing. Tuy nhiên, các nhà marketer hiện nay vẫn chưa thể thành công trong việc chinh phục các chiến dịch Marketing qua Email. Nguyên nhân rất lớn ngăn cản sự thành công này là tình trạng Spam Mail. Mặc cho tỉ lệ chuyển đổi của kênh này tương đối thấp, không tạo ra lượng khách hàng dồi dào như các kênh truyền thông khác, nhưng việc bỏ lỡ một cơ hội kinh doanh, nhất là trong giai đoạn lên ngôi của truyền thông tích hợp đa kênh, là sự lựa chọn sai lầm của nhiều doanh nghiệp. Bạn có thể chấp nhận mail gửi đi sẽ tiếp tục spam, hoặc bỏ hoàn toàn kênh email và tập trung vào các kênh truyền thông khác, tuy nhiên sẽ tối ưu hơn cả nếu thông qua bài viết này, bạn biết được nguyên nhân Spam Mail và cách để khắc phục chúng hiệu quả.

1. Spam Mail là gì?

Spam Mail hay còn gọi là thư rác, là những thư điện tử được gửi quá nhiều, chứa thông tin quảng cáo từ các cá nhân hoặc tổ chức không có nguồn gốc rõ ràng.

Bên cạnh đó, những loại Spam Mail thường có chất lượng thư rất thấp, cố tình lừa đảo người đọc để cung cấp thông tin cá nhân hay số thẻ tín dụng.

Spam Email đã trở thành vấn nạn mà bất cứ nhà cung cấp email nào cũng tốn nhiều thời gian và chi phí khi gặp phải. Vậy nguyên nhân nào dẫn để email bị đưa vào tình trạng spam? Hãy cùng EQVN tìm hiểu nhé.

2. Nguyên nhân và cách khác phục mail bị vào spam

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, được chia thành hai vấn đề lớn: vấn đề về kỹ thuật và vấn đề do cách thức triển khai.

2.1. Vấn đề về kỹ thuật

2.1.1. Địa chỉ email giả mạo

Vấn đề này xảy ra khi địa chỉ email của bạn trông như đã được viết sai cách. Như việc thay thế chữ O bằng số 0 trong địa chỉ đó.

Với những khách hàng tinh ý, họ sẽ nhận ra điểm khác biệt và sai sót từ địa chỉ email của bạn, từ đó sẽ phát sinh những suy nghĩ tiêu cực về thương hiệu của bạn như địa chỉ email giả mạo hoặc thương hiệu không chuyên nghiệp.

2.1.2. Mail từ người gửi chưa xác nhận

Lý do của việc này do bạn chưa có cấu hình xác thực domain. Cụ thể hơn, bạn chưa khai báo cho cổng gửi mail (SMTP) biết mình là chủ sở hữu của domain này, khiến người dùng sẽ không biết email đó được gửi từ ai. Khi đó, họ sẽ nhận được cảnh báo rằng:

“Đừng nên trả lời hoặc mở bất kỳ liên kết kèm theo nào cho đến khi địa chỉ email này được xác minh”.

Vì vậy, để email của bạn không dính tình trạng spam mail, hãy khai báo SPF, DKIM… Sau đó, các đơn vị cung cấp cổng gửi mail sẽ cho bạn các record như hình bên dưới, để thêm vào trình quản lý domain của mình.

Không spam mail từ người gửi chưa xác nhận

Sau khi xác nhận thành công, bạn có thể gửi mail đi và nhận được thông tin như hình dưới đây:

Tạo Email không bị spam

Bên cạnh đó, với những bạn đang dùng tài khoản gmail cá nhân, hãy chuyển sang email theo domain để tăng hiệu quả của chiến dịch Email Marketing.

2.1.3. Domain bị đánh dấu là blacklist

Quá khứ của một domain cũng ảnh hưởng đến khả năng spam mail. Những domain trước đó đã bị spam nhiều và được đưa vào blacklist rất khó để vào whitelist domain.

Giải pháp để khắc phục điều này là có thể tạo ra những sub-domain nhằm tăng tỉ lệ inbox trước khi gửi mail với số lượng lớn hơn. Hoặc nhanh nhất, bạn có thể mua một domain mới chưa bị ảnh hưởng để sử dụng.

2.1.4. Địa chỉ IP bị đánh dấu spam

Khi sử dụng domain chung với một đơn vị cung cấp (domain share host) hoặc sử dụng dịch vụ email server của 1 đơn vị không đủ uy tín, sẽ cực kì rủi ro nếu 1 người spam khiến nguyên danh sách domain cùng 1 host đó bị vạ lây.

Vì vậy, cách duy nhất để thay đổi điều này là thay đổi host hay email server của mình. Nhờ đó, tình trạng IP của bạn sẽ uy tín hơn và tránh được Spam Mail, truyền tải thông điệp đến khách hàng nhanh chóng hơn.

2.1.5. Sử dụng định dạng HTML

Theo nhiều nghiên cứu cho thấy rằng, dùng html thì tỉ lệ rơi vào Spam Mail sẽ cao hơn so với dùng text đơn thuần. Do vậy, bạn cần phải lưu ý đến một số vấn đề sau để không dính Spam Mail:

• Thiết kế đúng kích thước hiển thị khi tới Mailbox
• Không để hình ảnh quá nặng
• Không dùng nhiều font chữ, hoặc quá nhiều màu sắc làm người đọc mất tập trung
• Kiểm tra cách trình bày, giao diện hiển thị của mail trên từng thiết bị mobile, máy tính… trước khi gửi đi.

Bên cạnh đó, việc bạn hạn chế sử dụng html cũng là một cách để tránh dính Spam Mail.

2.1.6. Dùng Template có sẵn

Tương tự với việc sử dụng cùng 1 host, việc sử dụng một template có sẵn cũng chứa rất nhiều rủi ro. Lấy ví dụ nếu có ai đó đã mang mẫu email này đi spam và bạn là người tiếp theo sử dụng template này, bộ lọc của Email sẽ nhanh chóng nhận ra và đưa bạn vào spam.

Vì vậy, bạn nên tự tạo cho mình một email từ trang trắng là tốt nhất, bởi đơn giản thì mọi người dễ chú ý thông điệp hơn.

2.2. Vấn đề khác

2.2.1. Không được người nhận cho phép gửi Mail

Nguyên tắc số 1 để thành công trong Email Marketing là được sự đồng ý nhận mail từ khách hàng. Và dĩ nhiên, việc mua thật nhiều data để gửi mail sẽ đẩy bạn nhanh chóng vào tình trạng Spam Mail.

Khi nhận được 1 email từ người lạ, nếu đó là video bạn không hứng thú, thì khả năng cao bạn sẽ report nó vào mục spam, và người đọc của bạn cũng như vậy. Khi họ đưa email của bạn vào Spam Mail, tài khoản của bạn sẽ bị khóa và domain bị giảm uy tín, khiến bạn bị liệt vào blacklist.

Vậy điều gì giải quyết vấn đề này? Câu trả lời là tạo ra các form để người dùng tự nguyện điền thông tin và cho phép bạn có quyền gửi email cho họ.

2.2.2. Người nhận đã unsubcribe hoặc chuyển vào hộp thư spam

Người nhận đã hủy đăng ký khỏi email của bạn, nhưng bạn vẫn cố nhồi nhét email đến họ, chắc chắn email của bạn sẽ trở thành Spam.

Hoặc trong một vài tình huống là, khách hàng đã quên bạn dù chính họ đã tự nguyện điền vào form thông tin của bạn. Sau đó, họ sẽ report bạn là Spam Mail. Và nếu với hơn một nghìn trường hợp oái oăm như vậy, tình trạng thư của bạn cũng nhanh chóng bị chuyển vào mục Spam.

Giải pháp khi gặp trường hợp này cũng khá là đơn giản. Bạn chỉ cần đính kèm dòng lưu ý người đọc check mail sau khi đã điền form. Bạn có thể tự động phản hồi email ngay sau khi họ điền form với dòng thông tin như “Chúng tôi đã gửi cho bạn tài liệu A tới địa chỉ email của bạn, vui lòng kiểm tra email trong tất cả hộp thư để xác nhận tài liệu. Xin cảm ơn”, đây được xem như một hình thức thông báo với khách hàng, là cách để giảm lượt unsubcribe email hiệu quả

2.2.3. Tỷ lệ mở email thấp

Điều này có thể dễ dàng thấy khi bạn gửi rất nhiều email nhưng nội dung chưa thu hút họ. Các bên cung cấp dịch vụ email nhận ra người dùng của bạn hiện không quan tâm và sẽ đưa bạn vào mục Spam Mail.

Để cải thiện tỷ lệ mở email này, bạn cần chia nhỏ danh sách data email hiện tại của bản thân để đánh nội dung chính xác đến đúng đối tượng mục tiêu của mình. Ngoài ra, để tối ưu chủ đề và tỷ lệ mở mail, bạn có thể tiến hành các A/B testing với sự hỗ trợ của Mautic vào email của mình.

2.2.4. Thời gian sử dụng email của người dùng quá thấp

Bộ lọc thư rác từ Email sẽ đánh giá tần suất người sử dụng email. Trong trường hợp bạn gửi mail rất thường xuyên tới một địa chỉ email rất lâu không sử dụng hoặc tần suất sử dụng thấp, họ sẽ cho rằng bạn đang Spam Mail.

Nguyên nhân của việc này có thể từ cách triển khai của bạn hoặc thói quen khai thác data hiện tại. Bạn sẽ mua một lượng lớn data nhưng nguồn gốc đã từ 5-7 năm trước thì chất lượng của tệp data đã không còn như trước.

Do vậy, bạn nên thường xuyên lọc sạch danh sách data email của mình. Hãy thường xuyên tương tác với họ để đánh giá mức độ tương tác, nếu có thể, hãy xóa các data không nhận được tương tác trong thời gian dài để không tốn thời gian vô ích. Một cách khác là bạn có thể chạy campaign để xóa tất cả các contact trong vòng 1 tháng mà không nhận được open mail.

2.2.5. Chứa từ khóa Spam Mail

Dưới đây, chúng tôi đã liệt kê bảng từ khóa không nên đưa vào email để tránh rơi vào mục Spam Mail.

Danh sách từ khóa spam email

spam mail chứa từ khóa bị spam

Ngoài ra, các email có âm mưu lừa đảo cũng dễ được nhà cung cấp email liệt kê vào mục Spam. Bởi các email này sẽ cố lừa người đọc chia sẻ thông tin cá nhân, như mật khẩu hoặc số thẻ tín dụng của họ.

2.2.4. Nội dung Mail trống 

Đừng bao giờ gửi Email với nội dung trống. Vì đơn giản là email của bạn không mang lại lợi ích gì cho người xem, ngược lại còn khiến họ khó chịu khi phải xem những email vô ích như vậy, do đó tỷ lệ địa chỉ email của bạn bị đưa vào hộp thư spam là rất cao.

3. Cách hạn chế thư bị vào hộp thư Spam Mail

3.1. Không sử dụng địa chỉ email gửi đi để test cho chính nó

Sai lầm nhiều nhất của các nhà tiếp thị khi muốn kiểm tra dịch vụ hoặc phần mềm Email Marketing là lấy địa chỉ email của chính mình gửi lại mail cho chính mình.

Điều này có thể rất bình thường đối với bạn. Tuy nhiên, hai tài khoản gửi và nhận trùng nhau sẽ không hợp lệ đối với nhà cung cấp Email và được liệt vào danh sách Spam Mail.

Hộp thư điện tử chỉ phục vụ cho mục đích liên lạc giữa những tài khoản email khác nhau, nên hầu hết bạn sẽ bị đưa vào Spam Mail. Chỉ một số ít trường hợp may mắn, mail của bạn nằm ở mục Inbox và được gắn nhãn Thư Quan Trọng.

3.2. Nên sử dụng Gmail để gửi Mail

Yahoo! Mail hiện tại không còn được hỗ trợ tốt, khi bạn muốn gửi và nhận được thư hầu như đều phát sinh lỗi. Vì vậy, Gmail là lựa chọn tốt cho sự thành công của các chiến dịch Email Marketing. Trong trường hợp bạn sử dụng mail có domain của riêng doanh nghiệp, hãy đảm bảo địa chỉ email đó đã được xác minh.

3.3. Kiểm tra tiêu đề Mail và nội dung trước khi gửi

Dòng tiêu đề email là điều đầu tiên mà người dùng nhận thông tin khi mở một email. Vì vậy, nó cũng là phần thông tin quan trọng nhằm tách biệt bạn so với các loại thư rác khác, để nhà cung cấp Mail đánh giá bạn thuộc nhãn Inbox hay Spam Mail. Vì vậy, một số các email có tiêu đề không hợp lệ cũng sẽ tăng nguy cơ khiến email bị đánh dấu là spam mail, ví dụ như:

• VIẾT HOA TOÀN BỘ CÁC KÝ TỰ BÊN TRONG TIÊU ĐỀ VÀ NỘI DUNG
• Lạm dùng các ký tự đặc biệt như !!!! % # & * ? $ @
• Dùng các từ ngữ so sánh với mức độ dày đặc

Ngoài ra, bạn cũng nên linh hoạt đổi mới tiêu đề cùng nội dung của mỗi chiến dịch. Không chỉ để giảm tình trạng Spam Mail, việc lặp lại các thông tin cũ cũng làm giảm tỷ lệ mở mail của bạn. Người dùng sẽ cho rằng bạn nhàm chán và không có giá trị để buộc họ mở Email. Điều này sẽ trực tiếp làm giảm hiệu quả của các chiến dịch Email Marketing.

3.4. Không nên chèn nhiều ảnh vào Mail hoặc Mail chỉ chứa duy nhất một ảnh

Những thông điệp được chuyển toàn bộ thành hình ảnh sẽ không truyền tải hết thông tin mà bạn muốn, làm tăng khả năng khiến email của bạn chuyển thành Spam. Chưa kể, một số ứng dụng đọc email có chế độ chặn hiển thị hình ảnh có thể khiến thông điệp của bạn trở nên công cốc, biến bạn trở thành một email trống.

Để thay đổi điều này, bạn có thể thiết kế mẫu email bao gồm cả text và hình ảnh.

3.5. Hạn chế đặt liên kết trong Mail

Bộ lọc thư rác của email sẽ thường xuyên kiểm tra các URL của bạn. Một khi liên kết của bạn dẫn đến một tên miền có danh tiếng xấu, bị spammer lợi dụng phát tán virus độc hại, bạn có thể sẽ bị đánh giá xấu và tiếp tục được đưa vào mục Spam Mail.

Ngoài ra, trong các chiến dịch quảng cáo, những URL không bị đánh giá spam như link website, URL ảnh hay link driver tài liệu cũng cần được cân nhắc một cách cẩn thận. Bởi sau một thời gian sử dụng trong các chiến dịch tiếp thị hàng loạt, các liên kết này cũng có thể làm giảm hiệu quả Inbox của email, khiến công sức tạo ra thông điệp của bạn sẽ không đến được người dùng mục tiêu.

Vì vậy, để khắc phục Spam Mail, sau mỗi chiến dịch, bạn nên thay lại URL mới. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn viết website vào nội dung email, hãy chỉ sử dụng dạng text của nó mà không đính kèm liên kết.

3.6. Tránh copy nội dung Mail từ nguồn bên ngoài

Phần mềm Email Marketing có phương thức hoạt động khác với hộp thư Gmail, Microsoft Word, Excel, hoặc bất kỳ mạng xã hội nào khác.

Vì vậy, khi sao chép từ các nguồn thông tin khác bên ngoài, bạn sẽ đem theo cả những mã html dư thừa hoặc tệ hơn là không tương thích với phần mềm email của mình. Điều này vô tình khiến mail của bạn toàn mã html rác và bị bộ lọc thư rác chuyển ngay vào mục spam.

Để tránh được điều này, bạn nên soạn nội dung trực tiếp trong phần mềm gửi email của mình thay vì lấy từ các nguồn bên ngoài.

3.7. Không đính kèm link JavaScript, Form Code hoặc Video

Nếu như bạn đính thêm video vào mẫu email, mail của bạn rất dễ gặp vấn đề bảo mật và giảm tương tác, dễ bị đánh vào mục Spam Mail.

Mặc cho khả năng tương thích của email với những khách hàng mới ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, hãy lưu ý đừng gắn trực tiếp video trong các chiến dịch Email Marketing của mình. Bạn chỉ cần kèm theo ảnh chụp màn hình của video đó, cùng một Hyperlink cho hình ảnh chụp. Người nhận có thể nhấp vào đó và được chuyển đến các trang đích với nội dung đầy đủ hơn.

3.8. Loại bỏ danh sách khách hàng không tiềm năng

Những khách hàng không tiềm năng mà chúng tôi nói tới là những người có thời gian sử dụng mail thấp, những người đã unsubcribe. Việc còn giữ các danh sách data cũ như này sẽ ảnh hưởng cực kỳ nghiêm trọng đến danh tiếng của bạn.

Những chiến dịch có một lượng lớn mail không tồn tại hoặc có tỷ lệ khiếu nại cao thường dễ bị các nhà cung cấp email chặn khỏi dịch vụ. Do vậy, chỉ cần đối tượng có trên 3 tháng không tương tác với email, bạn hãy cân nhắc lọc họ khỏi data của mình.

Bộ lọc Gmail hiện nay cũng đã theo dõi Hành vi của người nhận với các email để đánh giá chất lượng của nguồn gửi đến. Nếu một email không được mở trong thời gian dài hoặc bị xóa ngay khi nhận… bạn sẽ bị Gmail cho rằng spam và cũng tăng dần tỷ lệ được đưa vào mục Spam Mail cho các chiến dịch sau này.

Vì vậy, duy trì một danh sách data tốt là cách tối ưu hơn cả. Danh sách này sẽ giúp bạn gửi thông điệp đến đúng người và khuyến khích họ tiếp tục tương tác nhiều hơn với bạn.

4. Lời kết

EQVN hy vọng qua bài viết trên đã giúp bạn tìm ra nguyên nhân và khắc phục email bị vào hộp thư spam mail hiệu quả.

Nếu muốn tăng tỷ lệ mở email hiệu quả, bạn nên nghiên cứu thêm các vấn đề khác nhau khi triển khai chiến dịch Email Marketing của mình. Hãy cân nhắc tìm hiểu về khóa học Email Marketing tại EQVN để nắm bắt các nền tảng cũng như kỹ năng cần thiết khi phân bổ thông điệp cho kênh Email.

• Thành thạo công cụ Email Marketing
• Thực thi và đo lường phân tích hiệu quả chiến dịch Email Marketing
• Lên kế hoạch Digital Marketing

Bên cạnh đó, để có thể phát huy mạnh mẽ lợi thế của truyền thông đa kênh, Khóa học Chuyên viên Digital Marketing sẽ là lựa chọn phù hợp cho bạn. Với lộ trình đào tạo từ cơ bản đến nâng cao, khoá học phù hợp với tất cả người học, chỉ cần bạn có đam mê, có mong muốn ứng dụng ưu thế của các kênh truyền thông để thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.

Ngoài ra, để củng cố và cập nhật thêm các kiến thức về Digital Marketing mới nhất, bạn cũng có thể truy cập Blog Kiến Thức Digital Marketing như một trang tham khảo uy tín và chất lượng.

Có thể bạn muốn xem thêm:

• 11 Cách Dễ Dàng Để Giảm Tỷ Lệ Thoát Email
• 10 Sai Lầm Cần Tránh Khi Tiếp Thị Qua Email
• Nguyên nhân khiến bạn làm email marketing không hiệu quả

: