Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Lập Kế Hoạch Email Marketing Hiệu Quả

Marketing qua Email đóng vai trò quan trọng trong việc tăng doanh thu và quảng bá doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, cũng như cách vận hành một doanh nghiệp, bạn cần phải chuẩn bị rất nhiều để chiến lược truyền thông trở thành một cú hích trong mắt giới mộ điệu. Vì vậy, qua bài viết này, EQVN sẽ mang lại cho bạn hướng dẫn đầy đủ về việc lập kế hoạch Email Marketing, để chiến lược tiếp thị của bạn diễn ra suôn sẻ hơn.

1. Phân tích tình hình cho Kế hoạch Email Marketing

1.1. Xác định đối tượng khách hàng

Việc xác định đối tượng khách hàng chính là bước tiến quan trọng trong quá trình đạt đến hiệu quả của Email Marketing. Bất kể ở lĩnh vực nào, đối tượng mục tiêu của bạn cũng sẽ có những yêu cầu cũng như nhu cầu khác nhau.

Việc tìm hiểu chuyên sâu này có thể giúp doanh nghiệp phân mảnh các nhóm đối tượng, từ đó chọn được chiến lược chính xác, đánh mạnh vào các số liệu chi tiết hơn. Một số yếu tố bạn có thể dùng để phân mảnh nhóm khách hàng như: Giới tính, độ tuổi, khu vực sinh sống, sở thích,…

1.2. Xác định mục tiêu làm Email Marketing

Các mục tiêu phổ biến khi làm Email Marketing có thể kể tới như:

• Mục tiêu tăng doanh số
• Mục tiêu tăng độ nhận diện thương hiệu
• Mục tiêu tạo ra khách hàng tiềm năng

Một số ví dụ có thể thấy như:

• Để giữ mối quan hệ thân tín với khách hàng, các doanh nghiệp nhỏ ở địa phương có thể phát triển mục tiêu tăng độ nhận biết thương hiệu mức cao nhất, biến họ trở thành lựa chọn đầu tiên khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ.
• Một blogger có thể sử dụng email để tạo phễu một nhóm độc giả trung thành.

Đây là bước quyết định sự thành công hoặc thất bại cho cả quá trình thực hiện hoạt động Email Marketing của doanh nghiệp. Định hướng rõ ràng mục tiêu giúp doanh nghiệp không đi lệch hướng, tập trung vào đúng nhóm khách hàng, nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất.

Do vậy, lời khuyên hữu ích nhất là các marketer nên sử dụng mô hình SMART để có thể thiết lập kế hoạch Email Marketing rõ ràng và đo lường hiệu quả hơn.

1.3. Đối thủ của bạn đang làm kế hoạch Email Marketing như thế nào?

Để học hỏi kế hoạch của đối thủ cạnh tranh trực tiếp, bạn nên bắt đầu bằng việc đăng ký nhận bản tin qua Whitelist Email, xem xét hình thức của email sau khi thử mua hàng của họ.

Sau đó, bạn có thể triển khai hàng loạt các hành động như:

• Đánh giá trang đích của đối thủ: Đánh giá điểm khác biệt trong thiết kế trang của họ, cách họ chăm sóc người mua.
• Xem xét tần suất các đối thủ gửi email: họ có gửi thường xuyên không hay thời gian gửi cách nhau như thế nào? Nội dung có khác gì bạn không?
• Đi trước họ về chương trình khuyến mãi: gửi quảng cáo trước họ nhằm tạo lợi thế cạnh tranh.
• Kiểm tra xu hướng chiến dịch email của đối thủ: xác định thời lượng của chiến dịch, học hỏi số lượng email đã được họ gửi đi.

2. Kế hoạch phân loại data

Để thực hiện kế hoạch Email Marketing doanh nghiệp cần có một lượng Data khách hàng nhất định. Điều này giúp doanh nghiệp sớm chọn lọc và xác định đúng nhóm khách hàng mong muốn.

Sẽ có 3 trường hợp khác nhau xảy ra với nguồn data của các doanh nghiệp như sau:

2.1. Trường hợp 1: Chưa có data gì

Nếu công ty các bạn thuộc trường hợp này, có một số cách để bạn kiếm data cụ thể như sau:

• Mua data: Đây là cách nhanh nhất để tìm ra khách hàng mà bạn muốn tiếp cận. Một số câu hỏi bạn nên đưa ra là “Nếu mua thì mua ở đâu, data có giống với đối tượng mà bạn đã phân tích ở phần 1 không? Giá bao nhiêu? Có chất lượng như bạn mong muốn không?”
• Lượm hay nhặt: Sẽ có rất nhiều forum, group mà người tham gia để lại các thông tin email. Tuy mật độ xuất hiện không thường xuyên, bạn cũng có thể may mắn tìm được nhiều email đúng target, đặc biệt là ở những nơi làm cùng dịch vụ/sản phẩm/lĩnh vực với bạn.
• Xây dựng danh sách email chuẩn: Cách này thì tốn nhiều thời gian và công sức hơn, và cũng thể hiện sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp hơn.

2.2. Trường hợp 2: Vừa mua được Data hoặc Data thu thập được

Data được mua hoặc nhặt về sẽ chứa rất nhiều data rác, cụ thể là các data không tiềm năng hoặc không đúng thông tin, điều này có thể làm ảnh hưởng tới hệ thống của bạn, hoặc tệ hơn là toàn bộ hệ thống email của bạn sẽ bị cảnh cáo và bị khóa. Vì vậy, sẽ có 3 bước để làm sạch dữ liệu trước khi đưa vào sử dụng gồm:

• Lọc: Dùng các công cụ lọc mail như Verify Email để xem còn bao nhiêu mail hoạt động. Tuy đảm bảo sự chính xác trong danh sách khách hàng, chúng cũng khá tốn kém cho ngân sách của doanh nghiệp.
• Tương tác: Lên kế hoạch gửi các email kiến thức, email chào hỏi cho các email còn hoạt động. Bạn cần gửi đi với số lượng ít, khoảng 200-500-1000 email lần, để tránh việc email của doanh nghiệp bị khóa nếu số lượng người nhận ảo quá nhiều.
• Lọc lại: Lọc lại những email đã mở, đã đọc sang 1 nhóm riêng và bắt đầu gửi nội dung quảng cáo.

2.3. Trường hợp 3: Đã có sẵn danh sách Data khách hàng mà chưa khai thác

Trong bất kỳ trường hợp nào, việc lên kế hoạch Email Marketing tốt phải chuẩn bị cả các kế hoạch xây dựng danh sách đều đặn, lặp đi lặp lại. Do vậy, đối với trường hợp này, bạn cần áp dụng lại bước 2 và 3 ở các trường hợp trên.

2.4. Thu thập danh sách khách hàng để thiết lập kế hoạch Email Marketing

Chỉ khi nào bạn đã thực sự hiểu rõ đối tượng khách hàng của bạn là ai, bạn mới có thể trả lời tiếp câu hỏi: Bạn sẽ thu thập danh sách khách hàng của bạn bằng cách nào? Vấn đề là làm sao để những khách hàng mục tiêu này sẵn sàng cho bạn thông tin – cái mà bạn cần.

Hãy tạo form đăng ký như để lại thông tin, nhận thông tin về chương trình ưu đãi, các chiến dịch quà tặng, hội thảo khách hàng,… Bạn phải có một chiến lược tỉ mỉ để thu được nhiều thông tin nhất nhằm thiết lập thành công kế hoạch Email Marketing.

2.5. Phân nhóm gửi

Nếu như, sau các bước trên bạn đã có 1 danh sách khách hàng lớn, thì bước tiếp theo bạn cần thực hiện là phân nhóm, hay còn gọi là lọc ra các nhóm để trả lời các câu hỏi như: Gửi thế nào? Hay trộn chung lại để gửi?

Một số cách phân nhóm phổ biến tại các doanh nghiệp cho các bạn tham khảo như:

• Khách hàng mới
• Khách hàng thân thiết
• Khách hàng hoạt động 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng gần đây
• Khách hàng quá 6 tháng không hoạt động
• Khách hàng đã mua sản phẩm A, B, C
• Khách hàng chưa mua nhưng quan tâm sản phẩm A, B, C
• ……….

Việc chia nhóm thế nào còn phụ thuộc vào mục tiêu gửi mail của từng doanh nghiệp, hoặc bạn có thể không cần phân thành các danh sách nhóm cụ thể.

2.6. Xác định danh sách Email gửi đi

Các chiến dịch Email Marketing thành công nhất đều bắt đầu bằng việc có một danh sách email chất lượng bao gồm những người thực sự quan tâm tới điều mà bạn đang cung cấp.

Danh sách email là tập hợp các địa chỉ email mà doanh nghiệp có được do khách hàng đã đăng ký email và chọn nhận nội dung cũng như những thông tin cập nhật về công ty của bạn qua email.

Để xây dựng danh sách địa chỉ email, bạn cần cung cấp cho mọi người lý do để họ đăng ký, bởi họ sẽ không bao giờ cho bạn thông tin của họ, nếu không nhận được một giá trị nào đó.

Có một số cách bạn có thể thực hiện để xây dựng danh sách email như:

• Xây dựng các nội dung hữu ích trên blog và khuyến khích người đọc điền thông tin vào form đăng ký theo dõi Email (subscribe Email form).
• Chạy quảng cáo Facebook thu thập subscribe Email qua form đăng ký
• Tặng ebook, tài liệu, khóa học miễn phí
• Tổ chức các buổi hội thảo, webinar, talk show, mini game và thu thập email của người tham dự
• Tặng các mã giảm giá, khuyến mãi

Một lưu ý ở đây đó là doanh nghiệp nên hạn chế vấn đề mua data, danh sách email. Chúng khá tốn kém chi phí và nguồn lực, nhưng cũng sẽ không thật sự tạo ra một chiến dịch Email Marketing hiệu quả.

3. Gửi kế hoạch Email Marketing

3.1. Lựa chọn kênh giao tiếp qua Email

Bạn có thể chọn gửi các bản cập nhật email với nội dung dài, thường xuyên gửi đi để khách hàng biết về các sản phẩm mới, các sự kiện sắp tới của công ty hoặc các chương trình khuyến mãi đặc biệt.

Hoặc bạn có thể chọn tương tác qua mạng xã hội, quản lý toàn bộ lịch trình đăng bài trên Facebook, Twitter, Pinterest…

3.2. Phát triển chiến lược truyền thông qua kênh Email 

Để hình dung rõ hơn về việc lập kế hoạch và chiến lược tiếp cận khách hàng qua kênh Email, chúng tôi sử dụng case study cụ thể về lĩnh vực Bất Động Sản như sau:

Chúng tôi sẽ triển khai Email Marketing cho một dự án chung cư Bất Động Sản với giá 38 triệu/m2. Giả sử sau quá trình phân tích, chúng ta được 1000 khách hàng tiềm năng có thể mua dự án gồm:

• Nhà đầu tư bất động sản chuyên nghiệp
• Nhà đầu tư bất động sản cơ hội: họ không chủ động kinh doanh bất động sản, có mục đích tìm kênh đầu tư sinh lợi.
• Người mua nhà để ở

Giai đoạn đầu:

Chúng ta phải soạn ra được email với chủ đề liên quan tới đối tượng mà chúng ta đã lọc ra.

• Nhà đầu tư bất động sản chuyên nghiệp: viết email với tiêu đề như “Tiết lộ 10 bí quyết vàng khi đầu tư bất động sản”
• Nhà đầu tư bất động sản cơ hội: email với tiêu đề như “Tiết lộ 5 kênh đầu tư an toàn và hiệu quả trong năm 2016”
• Những người mua nhà để ở: soạn email với chủ đề “Kinh nghiệm mua nhà Vinhomes giá tốt”

Giả sử kết quả, bạn tìm ra 300 khách hàng tiềm năng, vậy 700 email còn lại sẽ được sử dụng cho những việc khác.

Giai đoạn thứ hai:

Ở giai đoạn này chúng ta phải cung cấp thêm thông tin về sản phẩm/dịch vụ cho các đối tượng trong danh sách. Sau đó, chúng ta đo lường mức độ quan tâm bằng cách xem báo cáo thống kê về tỷ lệ mở email, tỷ lệ click vào đường link sau khi gửi mail đi.

Giả sử từ bước này chúng ta tìm được 30 nhà đầu tư bất động sản chuyên nghiệp, 20 nhà đầu tư bất động sản cơ hội và 10 người quan tâm tới nhà ở. Giờ đây, chân dung khách hàng của chúng ta đã dần lộ diện.

Giai đoạn thứ ba:

Việc gửi email ở giai đoạn này chưa mang ý định bán hàng, bạn sẽ chỉ cung cấp thêm cho họ thông tin về dự án, để cho họ có cơ sở ra quyết định mua hàng, hoặc kèm thêm những thông tin về sự kiện sắp mở bán.

Cuối cùng chúng ta tiến tới giai đoạn chốt sales, kết hợp với bộ phận kinh doanh, chúng ta sẽ gửi email kêu gọi hành động và chỉ gửi cho những người đã mở email ở giai đoạn 3.

Giả sử kết quả số người chọn mua như sau:

• 5 khách nhà đầu tư chuyên nghiệp
• 2 khách nhà đầu tư bds cơ hội
• 1 khách mua nhà ở

Tuy nhiên, chỉ có 5 người trong danh sách nhà đầu tư chuyên nghiệp đã mua, 5 người họ không chọn mua. Vì vậy, chúng ta phải nhìn nhận lý do tại sao khách hàng lại không mua sản phẩm? Từ đó, chúng ta tiếp tục chăm sóc khách hàng để chuyển đổi họ thành khách hàng thực sự của chúng ta.

3.3. Lựa chọn phần mềm gửi Email Marketing

Nếu khả năng của doanh nghiệp chưa có công cụ gửi cụ thể, bạn có thể tham khảo các phần mềm Email Marketing như: Mailchimp, Mautic, Sendinblue,… Đa phần chúng sẽ yêu cầu danh sách sạch, cần bạn tự xây dựng danh sách để gửi.

Bên cạnh đó, tùy vào mục tiêu gửi mail của bạn, bạn có thể dùng công cụ vừa tầm chỉ để gửi mail, hoặc các công cụ có chế độ tự động (automation) để xây dựng phễu và kịch bản gửi mail.

Bạn cũng có thể gửi mail hàng loạt bằng Gmail hay Outlook, tuy nhiên, mức độ theo dõi hiệu quả của chiến dịch Email có thể sẽ không chi tiết bằng so với các công cụ Email Marketing chuyên dụng.

3.4. Xác định thông điệp cho kế hoạch Email Marketing

Xác định thông điệp cho kế hoạch Email Marketing có thể hiểu đơn giản thông qua việc trả lời các câu hỏi sau:

• Khán giả của tôi mong đợi điều gì? 

Mỗi người trong danh sách gửi thư của bạn tham gia đều có lý do và có thể có những kỳ vọng nhất định về loại email mà họ sẽ nhận được. Cố gắng đáp ứng và vượt qua những kỳ vọng đó bằng cách tạo những trải nghiệm thú vị, được cá nhân hóa cho khách hàng của bạn, đồng thời kèm theo các chi tiết độc đáo về thương hiệu hoặc sản phẩm của bạn.

Bạn cũng có thể xây dựng một loạt Email Marketing được tự động hóa chào mừng khách hàng mới đến danh sách của bạn hoặc giới thiệu người đăng ký mới về thương hiệu của bạn.

Cuối cùng, hãy đi xa hơn bằng cách gửi các hướng dẫn chăm sóc hữu ích sau khi mua đến khách hàng. Hơn thế nữa, bạn cũng có thể giới thiệu sản phẩm mới cho khách hàng của bạn.

• Mục tiêu của bạn là gì? Bạn muốn mở rộng đối tượng như thế nào?

Tạo một email hấp dẫn mà khách hàng muốn chia sẻ với bạn bè của họ và làm cho việc đó trở nên dễ dàng bằng cách thêm các tùy chọn chia sẻ xã hội. Sử dụng email của bạn để thông báo các sản phẩm mới và kết nối với website của bạn để gia tăng doanh thu.

Để thúc đẩy một số người đăng ký không hoạt động, bạn có thể tạo chiến dịch tự động hóa tương tác lại với khách hàng hoặc đưa ra các ưu đãi để khuyến khích họ quay lại.

3.5. Xác định tần suất gửi

Bước này sẽ phụ thuộc vào mục tiêu bạn đã xác định từ đầu. Hãy căn cứ vào mục tiêu đề ra để đưa ra chiến lược nội dung và kịch bản email marketing phù hợp.

Nếu bạn cần gửi email chăm sóc khách hàng hay các bản tin cập nhật tin tức, bạn cần lập kế hoạch Email Marketing theo mỗi quý: các nội dung sẽ gửi trong quý, tần suất và thời gian phù hợp để gửi email.

Nếu muốn nuôi dưỡng khách, bạn cần kịch bản để gửi 1 chuỗi các email cho khách mới được thêm vào hệ thống.

Hơn thế nữa, bạn có thể tạo các kịch bản chấm điểm, gửi email theo điều kiện, và tập trung vào Marketing tự động hóa.

Nếu bạn gửi quá thường xuyên, bạn có nguy cơ bị bỏ qua hoặc hủy đăng ký hoàn toàn. Nếu bạn gửi quá ít, bạn có thể khiến họ quên mất lý do tham gia danh sách của bạn và chọn hủy đăng ký (unsubscribe email) hoàn toàn.

Vì vậy, tùy vào phân tích đối tượng, bạn nên thử nghiệm trước khi xác định được tần suất phù hợp với danh sách.

3.6. Xây dựng phương án đo lường KPI/đánh giá hiệu quả hoạt động email marketing

Tương ứng với mỗi mục tiêu ở phần 1, bạn cần xác định các KPI đo lường hiệu quả của nội dung tương ứng. Một vài số liệu thống kê cần kể đến như:

• Tỷ lệ gửi email đi thành công
• Tỷ lệ mở email
• Tỷ lệ click vào đường link trên email
• Tỷ lệ email chết. Lưu ý: nếu tỷ lệ email chết trên 20% thì bạn sẽ bị khóa tài khoản phần mềm Email Marketing.

3.7. Lên thời gian gửi bản tin

Bây giờ là lúc bạn nên cố định lịch trình gửi email của mình. Điều này phụ thuộc phần lớn vào thời gian, nguồn lực, các mục tiêu đã đặt ra từ đầu kế hoạch Email Marketing của bạn.

Về cơ bản, chúng sẽ bao gồm ba khoảng thời gian định kỳ như sau:

Email hàng ngày tạo ra một mối liên kết chặt chẽ với khách hàng. Sẽ rất tốn thời gian khi viết Email cho khách hàng mỗi ngày, họ cũng có thể cảm thấy bị quá tải bởi bạn và hủy đăng ký.

Email hàng tuần là vừa đủ để khách hàng hài lòng nhận tin từ bạn. Tuy nhiên, bạn cần đủ nguồn lực để duy trì gửi email hàng tuần cho họ.

Email hàng tháng là lựa chọn tốt nhất khi bạn có ý định làm cho email của mình trở nên có giá trị, Vấn đề ở đây là, tuy chúng ít tốn thời gian hơn để gửi Email, nhưng lại ít được khách hàng bận rộn để mắt đến.

4. Một số mẹo giúp tạo và thu thập nội dung

4.1. Đối xử với khách hàng của bạn như VIP

Thông thường, tâm lý của người nhận email luôn muốn mình là người đầu tiên có thông tin về sản phẩm mới, các chương trình khuyến mãi thú vị về sản phẩm đó. Vì vậy, hãy xem họ như khách hàng cao cấp nhất của bạn và cập nhật thường xuyên các thông tin hữu ích này đến họ. Tuy nhiên, bạn hãy đảm bảo rằng những người đăng ký trong email của bạn đã cho phép bạn được gửi bản tin đến hộp thư của họ.

4.2. Cung cấp nội dung hữu ích

Hãy nhớ lại có bao nhiêu email mà bạn đã bỏ qua trong toàn bộ hộp thư đến của bạn? Và nguyên nhân của những email này là gì? Dĩ nhiên, những email không mang lại lợi ích của bạn có thể bị bỏ qua hoặc xóa khỏi hộp thư đến.

Vì vậy, dù bạn có tạo tiêu đề gợi tính tò mò để thu hút họ, bạn cũng phải đảm bảo bản tin của bạn phải thông báo những nội dung duy nhất từ trước đến giờ họ có.

4.3. Làm cho nội dung của bạn sinh động nhất có thể

Bạn nên nhớ rằng, không ai muốn đọc những bản tin khô khan, vậy nên, đừng phạm phạm sai lầm khi truyền tải thông tin thiếu tính sinh động.

Dù tệp khách hàng của bạn thuộc bất kỳ đối tượng nào, họ cũng sẽ tiếp nhận đầy đủ thông tin khi nó được truyền tải với sự hài hước xen lẫn chuyên nghiệp.

4.4. Nội dung email cần ngắn gọn

Thực tế, bạn thường nhận rất nhiều email khác nhau mỗi ngày. Tuy nhiên, bạn sẽ thường có xu hướng đọc lướt để nắm ý chính hơn là đọc toàn bộ nội dung email.

Do vậy, những email thật sự truyền tải đầy đủ thông điệp đến bạn chỉ mang số lượng tương đối. Và khách hàng cũng vậy. Để bạn trở thành đối tượng được lưu tâm bởi họ, bạn nên giữ bản tin trông thật ngắn gọn, dễ hiểu. Bạn cũng có thể liệt kê các mục chính ngay từ đầu, và liên kết các nội dung chi tiết đến các website khác, tùy vào nhu cầu của người dùng.

5. Kết luận

Thông qua các bước hướng dẫn kể trên, hy vọng bạn đã có thể tự tạo ra kế hoạch Email Marketing cho riêng mình. Luôn nhớ rằng bước đầu tiên trong toàn bộ chiến dịch là thấu hiểu hiện trạng của doanh nghiệp, đối tượng khách hàng là ai và mục tiêu của chiến dịch là gì.

Thiết lập và thực thi chiến dịch Email Marketing là một quá trình lâu dài, lên kế hoạch Email Marketing chỉ là một phần nhỏ trong tảng băng lớn, đòi hỏi các nhà marketer tiêu tốn nhiều thời gian nghiên cứu và thực hành. Do vậy, nếu muốn tối ưu thời gian hơn, bạn có thể tìm hiểu qua khóa học Email Marketing tại EQVN.

• Thành thạo công cụ Email Marketing
• Thực thi hiệu quả kế hoạch Email Marketing
• Nắm bắt các đặc trưng của Email Marketing

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo Blog Digital Marketing để cập nhật hàng tuần những kiến thức mới cho hoạt động kinh doanh, tiếp thị đa kênh.

Có thể bạn muốn xem thêm:

• Top Phần Mềm Email Marketing Miễn Phí, Uy Tín Và Tốt Nhất Hiện Nay
• 10 Sai Lầm Cần Tránh Khi Tiếp Thị Qua Email
• Nguyên nhân khiến bạn làm email marketing không hiệu quả

: