Workflow Là Gì? Workflow Nào Sẽ Phù Hợp Với Doanh Nghiệp Của Bạn?

Workflow nhận được nhiều sự quan tâm từ những ai đang vận hành các hoạt động kinh doanh. Lý do là vì nó cho phép doanh nghiệp hình thành các quy trình làm việc một cách bài bản và có hệ thống. Một số phần mềm còn cho phép tự động hóa workflow, điều này sẽ giảm thời gian xử lý công việc, đồng thời cải thiện hiệu suất làm việc trong toàn doanh nghiệp. Bài viết sau đây sẽ đem đến cho bạn cái nhìn rõ ràng nhất về workflow cũng như các mô hình phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Hãy cùng EQVN tìm hiểu ngay nhé!

1. Workflow là gì?

Workflow (luồng công việc) là một chuỗi các nhiệm vụ được sắp xếp theo một trật tự thống nhất nhằm xử lý các dữ liệu được chuyển giao giữa các cá nhân hoặc các bộ phận tham gia. Nó mô tả cách thức một công việc sẽ được thực hiện như thế nào từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành, hoặc từ lúc xử lý các dữ liệu thô đến khi nó trở thành thông tin hữu ích cho các hoạt động kinh doanh.

Ví dụ về một sơ đồ workflow

Để dễ hình dung hơn, hãy tưởng tượng workflow là đường ray tàu hỏa. Đường ray định trước phương hướng mà các toa tàu hoặc đoàn tàu sẽ chạy theo. Các tuyến đường ray này có thể dẫn đến các ga khác nhau trước khi đến được điểm dừng cuối cùng. Chúng cũng sẽ linh hoạt bỏ qua một số ga nhất định hoặc sẽ đi một con đường thay thế khi cần thiết. Workflow cũng tương tự như vậy, nó có thể sẽ rất dài và bao gồm nhiều nhiệm vụ. Để hoàn thành công việc, nó có thể đi theo một hướng đã được định sẵn trước đó hoặc tùy chỉnh sao cho phù hợp.

2. Phân loại workflow

Dưới đây là ba dạng workflow thường được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh:

• Process workflow (luồng công việc theo quy trình làm việc)
• Case workflow (luồng công việc theo tình huống)
• Project workflow (luồng công việc theo dự án)

2.1. Process workflow 

Process workflow được sử dụng cho một tập hợp các nhiệm vụ có thể dự đoán trước được và lặp đi lặp lại. Điều này có nghĩa là trước khi bắt đầu một workflow theo quy trình làm việc, bạn đã biết được chính xác sơ đồ thực hiện của nó sẽ như thế nào.

Các process workflow trong kinh doanh được thiết lập để xử lý không giới hạn các đề nghị phát sinh. Chẳng hạn như một workflow phê duyệt yêu cầu mua hàng, ngay từ khi bắt đầu, các biến số đã được người khởi tạo cài đặt sẵn theo đúng trình tự để các yêu cầu mua hàng có thể được duyệt.

2.2. Case workflow

Đối với case workflow, lúc đầu người khởi tạo sẽ không biết rõ đường đi cụ thể cũng như các nhiệm vụ cần phải thực hiện để hoàn thành công việc. Luồng công việc sẽ trở nên rõ ràng khi có nhiều dữ liệu hơn được thu thập. Một số ví dụ điển hình của case workflow là hỗ trợ các vấn đề IT và giải quyết quyền lợi bảo hiểm. Lúc đầu, người khởi tạo không thể nào biết được các công việc này sẽ được giải quyết như thế nào. Bởi vì yêu cầu của mỗi khách hàng là khác nhau, dẫn đến việc giải quyết các yêu cầu cũng sẽ khác nhau. Tuy nhiên chỉ sau vài khảo sát, người khởi tạo sẽ biết rõ hướng đi của các công việc này.

Tương tự như process workflow, case workflow có thể xử lý bất kỳ công việc nào, tuy nhiên nó sẽ phụ thuộc nhiều vào con người hoặc một bot thông minh để có thể phân biệt được đâu sẽ là cách giải quyết đúng đắn cho từng yêu cầu khác nhau.

2.3. Project workflow 

Project workflow giống với process workflow ở việc người khởi tạo đã biết được hướng thực hiện công việc và nắm rõ các công việc cần phải làm. Tuy nhiên, project workflow sẽ có hướng thực hiện công việc linh hoạt hơn thay vì tuân theo các trình tự đã được dự định sẵn.

Ví dụ như khi xuất bản một giao diện trang web mới, những người thuộc dự án đã dự đoán trước được hướng đi của luồng công việc và các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án. Tuy nhiên, với các dự án thiết kế giao diện trang web khác, hướng thực hiện công việc sẽ có những thay đổi so với trang web trước đó. Các nhiệm vụ cũng có thể không tuân theo đúng trình tự mà sẽ tùy thuộc vào tình hình thực tế.

Khi tìm kiếm trực tuyến, hầu hết các tài nguyên chỉ đề cập đến process workflow. Tuy nhiên, case workflow và project workflow cũng quan trọng không kém bởi vì chúng là các luồng công việc phổ biến trong hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp.

3. Làm thế nào để xác định các luồng công việc đang diễn ra?

Nếu dữ liệu không di chuyển thì sẽ không tạo ra luồng công việc. Chẳng hạn như khi bạn đang quản lý một danh sách các nhiệm vụ không được kết nối với nhau (ví dụ: điểm danh đầu ngày, phân loại giấy tờ, liên hệ với khách hàng,…). Đây không phải là một workflow mà chỉ đơn giản là quản lý riêng lẻ các công việc. Để trở thành một workflow, các nhiệm vụ này phải được kết nối với nhau và chúng cần phải là một phần của tổng thể nhằm phục vụ một mục tiêu cụ thể.

Sau đây là một ví dụ về workflow giới thiệu nhân viên mới:

Ví dụ về workflow giới thiệu nhân viên mới

4. Workflow và process có giống nhau hay không?

Process và workflow không giống nhau. Workflow chỉ mô tả trình tự các công việc cần phải được thực hiện. Trong khi đó, process là một thuật ngữ mang nghĩa rộng hơn bao gồm dữ liệu, biểu mẫu, báo cáo và những thông báo cần thiết để thực hiện một công việc từ đầu đến cuối theo đúng với mục tiêu và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Ví dụ về một workflow đặt mua hàng hóa sẽ là: Người khởi tạo yêu cầu => Quản lý phê duyệt yêu cầu => Tiến hành mua hàng. Process mua hàng sẽ liên quan đến cả dữ liệu về các nhà cung cấp được phê duyệt để đặt hàng, số thứ tự được chỉ định cho các đơn mua, cách thức thông báo cho bộ phận mua hàng, ngân sách được cho phép và nhiều yếu tố khác.

5. Workflow và checklist có giống nhau không?

Câu trả lời là không. Checklist là một phiên bản cơ bản của workflow. Checklist thường thiếu khả năng chia sẻ công việc giữa các thành viên trong nhóm. Nó cũng gây khó khăn trong việc theo dõi các hạng mục cần quay lại ở giai đoạn trước đó. Hãy cẩn thận khi lựa chọn một công cụ workflow trông khá giống một checklist tự động. Các công cụ này sẽ có nhiều mặt hạn chế trong việc xử lý các công việc và khó có khả năng đáp ứng các công việc phát sinh.

Mẫu checklist công việc

6. Human-centric và system-centric workflow

Trong human-centric (workflow lấy con người làm trung tâm), hầu hết các nhiệm vụ được phân công cho con người. Thường thì những luồng công việc này yêu cầu có người phê duyệt dữ liệu, tạo nhiệm vụ mới hoặc kiểm tra kỹ thông tin.

Trong system-centric workflow (luồng công việc tập trung vào hệ thống), hầu hết các tác vụ được thực hiện bởi máy móc và ít hoặc không cần đến sự tham gia của con người. Ví dụ: để tạo một báo cáo tài chính, workflow có thể được kích hoạt hàng tháng vào cùng một thời điểm để lấy những dữ liệu nhất định từ các hệ thống khác nhau, phân tích các dữ liệu đó thành báo cáo và gửi báo cáo qua email cho tất cả các bên liên quan. Một hệ thống có thể thực hiện được tất cả các nhiệm vụ này mà không cần sự tham gia của con người.

Ngoài ra còn có các luồng công việc tập trung vào tài liệu (document-centric workflow), trong đó toàn bộ workflow được xây dựng xoay quanh một tài liệu. Một ví dụ điển hình là hợp đồng cho thuê không gian văn phòng. Các phần của workflow cần được bổ sung hoặc được sửa đổi trên tài liệu. Kết quả cuối cùng sẽ là một hợp đồng bao gồm chính xác tất cả các dữ liệu trên workflow, kể cả chữ ký digital.

Ví dụ về document-centric workflow

7. Workflow tự động và workflow thủ công

Trong workflow thủ công, một con người sẽ chịu trách nhiệm di chuyển từng công việc từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Ví dụ, khi nhân viên điền vào một yêu cầu hoàn tiền, họ sẽ phải gửi email cho quản lý của mình để được phê duyệt. Sau khi được chấp thuận, họ phải gửi email cho bộ phận tài chính. Khi đó, bộ phận tài chính phải vào phần mềm và lên lịch thanh toán, sau đó gửi email cho nhân viên đó báo rằng đã hoàn tất việc hoàn tiền.

Trong workflow thủ công, con người chịu trách nghiệm di chuyển từng công việc

Trong workflow tự động, khi một người hoàn thành một nhiệm vụ, họ sẽ không có trách nhiệm phải chuyển dữ liệu cho nhiệm vụ tiếp theo. Workflow được lập trình để xử lý điều này. Hệ thống quản lý luồng công việc sẽ có các chức năng thông báo, giao hạn cuối hoàn thành công việc và lời nhắc. Với workflow tự động, một nhân viên khi yêu cầu hoàn tiền sẽ điền vào biểu mẫu và nhấn nút gửi. Nó sẽ tự động kích hoạt thông báo để người quản lý xem xét và nhấn nút phê duyệt. Sau đó, đơn yêu cầu hoàn tiền sẽ tự động được gửi đến phòng Tài chính. Nếu khoản tiền đủ nhỏ, nó sẽ tự động kích hoạt nhiệm vụ thanh toán tiền và gửi một email tự động cho người nhân viên đó.

Theo dõi công việc cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn đối với workflow tự động. Để theo dõi công việc trong workflow thủ công, bạn phải cập nhật các bảng tính, gửi nhiều tin nhắn và email một cách thủ công để có thể biết được tình trạng của đơn hoàn tiền như thế nào. Workflow tự động sẽ hiển thị ngay lập tức vị trí công việc đó đang ở đâu trong luồng công việc.

Phần mềm tự động hóa còn có nhiều lợi ích khác bao gồm:

• Loại bỏ các nhiệm vụ thừa
• Gia tăng hiệu quả
• Đơn giản hóa việc ủy ​​quyền nhiệm vụ
• Giảm thời gian xử lý
• Mang lại khả năng hiển thị lớn hơn
• Thiết lập trách nhiệm giải trình

8. Làm cách nào để tạo và quản lý workflow tự động?

Có rất nhiều công cụ cho phép số hóa workflow. Tuy nhiên, sẽ tốt hơn nếu bạn lựa chọn một công cụ có khả năng tự động hóa nhiều nhất có thể nhằm giúp bạn quản lý luồng công việc tốt hơn. Để tự động hóa luồng công việc, cần sử dụng phần mềm quản lý workflow.

Phần mềm quản lý luồng công việc sẽ cho phép bạn tạo một bản trình bày trực quan về workflow bao gồm tất cả các nhiệm vụ có điều kiện và các trường hợp ngoại lệ. Các công cụ này sẽ cho phép bạn tạo một biểu mẫu có khả năng hoạt động như một phương tiện vận chuyển cho tất cả dữ liệu cần thiết để xử lý công việc một cách chính xác. Sau đó, phần mềm sẽ tự động vận hành các luồng công việc. Người dùng sẽ có thể điền vào biểu mẫu ban đầu và phần mềm sẽ đảm nhận việc di chuyển công việc từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác cho đến khi hoàn thành.

Hầu hết các phần mềm quản lý luồng công việc chỉ hướng tới những luồng công việc theo quy trình làm việc (những quy trình có thể dự đoán được và lặp đi lặp lại). Tuy nhiên, bạn nên cố gắng tìm một giải pháp có khả năng cho phép bạn xử lý luồng công việc theo tình huống và dự án từ cùng một nền tảng thay vì sử dụng các công cụ khác nhau cho tất cả các tình huống này.

Các tổ chức sử dụng hệ thống quản lý workflow thường sẽ có một phần mềm quản lý luồng công việc trung tâm. Khi đó, mỗi bộ phận sẽ có thể sử dụng nó để tạo luồng công việc cho chính bộ phận của mình.

9. Kết luận

Việc sử dụng workflow tự động thông qua các phần mềm quản lý sẽ giúp đơn giản hóa các quy trình làm việc, giảm thời gian thực hiện, từ đó gia tăng hiệu quả xử lý công việc. Hiện nay, có nhiều phần mềm CRM bao gồm chức năng workflow, cho phép doanh nghiệp tổ chức và quản lý các công việc một cách có hệ thống hơn. Nếu bạn muốn được tư vấn về phần mềm CRM cho phép tạo ra các luồng công việc hiệu quả thì hãy liên hệ với chúng tôi EQVN – TƯ VẤN & TRIỂN KHAI HỆ THỐNG CRM – MARKETING AUTOMATION để có được sự lựa chọn tốt nhất.

:

Bài viết cùng chủ đề